Profesjonalny Office Manager – praktyczne metody zarządzania biurem

ADN Akademia (dawniej Akademia MDDP) to jedna z wiodących firm szkoleniowych w Polsce, specjalizująca się w kursach biznesowych dla profesjonalistów. Oferuje kompleksowe programy rozwojowe zorientowane na prawo, finanse i kompetencje menedżerskie.

Główne obszary działalności:

• Finanse i podatki: Szkolenia z zakresu rachunkowości, prawa podatkowego (VAT, CIT), kadr i płac oraz standardów MSR/MSSF.
• Prawo i HR: Kursy obejmujące prawo pracy, obsługę prawną przedsiębiorstw oraz rozwój zespołów.
• Kompetencje miękkie: Warsztaty menedżerskie, sprzedażowe oraz z nowoczesnych technologii (np. wykorzystanie AI w biznesie).

Zarządzanie biurem to praca w wielu obszarach – administracja, HR, kadry, finanse, zarządzanie biurem, zakupy oraz wymaga wielu kompetencji zawodowych, interpersonalnych i osobistych. Rola Office Managera zmieniała się na przestrzeni ostatnich lat, aktualnie Office Manager jest odpowiedzialny za planowanie, organizowanie i kontrolowanie procesów administracyjnych, odpowiada również za wizerunek firmy czy też zakupy. Ponadto, coraz częściej Office Manager zarządza zespołem ludzi w działach administracyjnych. W dobie rewolucji technologicznej Office Manager może odegrać kluczową rolę w transformacji całego Back Office’u organizacji na bardziej efektywny, elastyczny, oparty o nowe technologie takie jak elektroniczny obieg dokumentów, optyczne rozpoznanie znaków czy też programowalne roboty wykonujące najprostsze czynności za człowieka. Niezbędne kompetencje, którymi powinien dysponować nowoczesny Office Manager to zarządzanie projektami, zarządzanie zmianą, efektywna komunikacja, mapowanie procesów oraz oczywiście świadomość możliwości jakie dają nam obecnie nowe technologie. Nie bez znaczenia jest również znajomość najnowszych przepisów prawnych dotyczących np. elektronicznego archiwizowania faktur. Prezentujemy program, który w sposób praktyczny przedstawia różne obszary, w których z powodzeniem Office Manager może wprowadzić nowe technologie, tym samym zostać liderem zmiany w organizacji, tak potrzebnej niemal w każdej branży.

Office menedżerowie, kierownicy biur, kierownicy i specjaliści ds. administracji, kierowników działu sekretariatu, osoby odpowiedzialne za koordynację pracy biura.

Zdobycie praktycznych umiejętności w zakresie skutecznego zarządzania biurem oraz organizacji pracy biura w przypadku konieczności pracy zdalnej poprzez wykorzystanie dostępnych (często darmowych) narzędzi. Kompetencje Office Managera w zakresie wdrażania automatyzacji procesów zakupowych, elektronicznego obiegu dokumentów, optycznego rozpoznawania znaków oraz, co równie istotne zarządzania projektami oraz pozytywne komunikowanie o przeprowadzonych zmianach to kluczowe.

Korzyści dla uczestników: zdobycie praktycznych umiejętności zarządzania biurem i dokumentacją, usprawniania procesów (cyfryzacja, automatyzacja, 5S), planowania budżetu i zakupów (procurement), organizacji pracy i wydarzeń firmowych, lepszej komunikacji i wdrażania zmian oraz znajomości przepisów (RODO, umowy). Rozwój kompetencji Office Managera i efektywności pracy biura.

• Rola Office Managera: zakres obowiązków, współpraca z działami, cele biznesowe, ścieżki rozwoju i awansu.
• Efektywność i technologie: organizacja i cyfryzacja dokumentów, obieg informacji, metoda 5S, wykorzystanie AI, M365 i automatyzacji procesów.
• Dokumentacja firmowa: rodzaje dokumentów, zasady obiegu, odpowiedzialność prawna, ochrona danych osobowych.
• Umowy i kontrakty: dostęp do dokumentów, tajemnica przedsiębiorstwa, wzorce umów, analiza zapisów, kluczowe elementy umowy, terminy płatności, archiwizacja.
• Procedury administracyjne: tworzenie i wdrażanie procedur, komunikowanie zmian, dobre praktyki.
• Dostawcy: wybór i współpraca, optymalizacja kosztów, centralizacja zakupów, relacje z partnerami.
• Budżet administracyjny: planowanie, struktura budżetu, kontrola wydatków.
• Procurement: przygotowanie zapytań ofertowych, kryteria wyboru, rekomendacje, negocjacje, proces zakupowy.
• Relokacja biura: planowanie projektu, harmonogram, budżet, wybór lokalizacji, współpraca z doradcami i architektami, przygotowanie organizacji do zmiany.
• Zarządzanie biurem: współpraca z administratorem, podstawowe pojęcia (Property/Facility Manager), budżet powierzchni.
• Eventy i spotkania: organizacja wydarzeń, współpraca z dostawcami i hotelami, logistyka, agendy, rola Office Managera.

14h

• autorskie materiały szkoleniowe
• certyfikat
• dostęp do platformy szkoleniowej na okres 6 miesięcy